e-Fatura Nasıl Düzenlenir? e-Fatura Nedir? e-Faturaya Kimler Geçmeli?

 

Günümüzde her şeyin bir dijital dönüşüm süreci içine girmesiyle birlikte, faturaların bunun dışında kalması düşünülemezdi. Bu yüzden her şey dijital ortama taşındığı gibi, artık faturalar da dijital ortama taşınmış durumda. Bugün hemen hemen tüm sektörlerde faturalar elektronik ortamda hazırlanıyor. Peki e-Fatura nedir, nasıl düzenlenir ve kimler tarafından kullanılması zorunludur? Bu konu hakkında tüm merak edilenleri bu yazımızda paylaşmaya çalışacağız…

 

e-Fatura Nedir?

 

e-Fatura, kağıda basılmış olan bir faturanın elektronik ortamda hazırlanmış halidir. Söz konusu uygulama 5 Mart 2010 tarihinde yayınlanmış olan 397 numaralı Vergi Usul Kanunu tebliği ile hayata geçirilmiştir ve bu tarihten bu yana kesintisiz olarak uygulanmaktadır. Elektronik ortamda hazırlanmış olan faturaların veri formatı ve standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş, elektronik fatura üzerinde yer alması gereken tüm bilgiler Vergi Usul Kanunu tebliğinde belirtilmiştir. Elektronik faturalarda alıcılar ve satıcılar arasındaki tüm iletim süreci GİB portalı üzerinden gerçekleştirilir.

 

e-Faturalar kanunen normal faturalar ile aynı statüde bulunur. Faturaların elektronik ortamda hazırlanmaya başlaması ile birlikte, alıcılar ve satıcılar arasında hem güvenli, hem de zaman ve maliyet olarak tasarruf edilmesini sağlayan hızlı bir fatura sistemi yaratılmıştır. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen bu süreçte, yurt dışındaki benzer uygulamalar dikkate alınmış, başarılı örnekler değerlendirilmiş ve netice olarak ülkemizde uygulanacak başarılı bir e-Fatura sistemi geliştirilmiştir.

 

Elektronik fatura sistemini açık ve kısa bir şekilde anlatmak gerekirse, aslında burada amaçlanan şey faturaların kağıt üzerinde basılmasının önüne geçmek, basım maliyetleri ve zaman kaybı gibi konulardan tasarruf etmek ve faturaların elektronik ortamda gönderilmesini ve alınmasını sağlamaktır.

 

E-Fatura Nasıl Düzenlenir?

 

Faturaları elektronik ortamda düzenlemek için tıpkı e-arşiv faturalarda olduğu GİB portalı yöntemi, entegrasyon yöntemi ve özel entegratör yöntemi olmak üzere 3 farklı yöntem bulunmaktadır. Bu yöntemlerle ilgili bilinmesi gerekenler şu şekildedir:

 

GİB Portal: Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden fatura gönderilebilir, alınabilir ve 6 ay süreyle tüm faturalar saklanabilir.

 

Entegrasyon Yöntemi: Genellikle kendi bilgi işlem sistemi bulunan çok büyük firmalar tercih etmektedir. Söz konusu firmalar kendi bilgi işlem ve fatura sistemlerini Gelir İdaresi Başkanlığının sistemine entegre edebilir ve 7 gün 24 saat boyunca erişim sağlayabilirler.

 

Özel Entegratör Yöntemi: Bu yöntemde mükellefler gerek kendi bilgi işlem altyapılarının yetersiz olmasından, gerekse de farklı ihtiyaçları bulunduğundan kendi altyapılarını kullanmak yerine, özel entegratörlerin altyapılarını kullanabilirler. Böylelikle söz konusu mükellefler, sıfırdan bir bilgi işlem sistemi kurmanın maliyetlerinden de kurtulmuş olur.

 

e-Fatura Kimler İçin Zorunludur ve Geçiş Adımları Neler?

 

Türkiye’de e-Fatura kullanımı yalnızca yıllık cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan şirketler için zorunludur. Söz konusu şirketler dışında kalan tüm anonim ve limited şirketler ile gerçek ve  şahıs şirketleri gönüllü olarak e-Fatura sistemine kayıt olabilirler ve istedikleri zaman bu sistem içerisinden ayrılabilirler. Bu sistem içerisine dahil olmak isteyen kişiler ve şirketler, öncelikle mali mühür ve e-imza başvurusu yapılmalıdır.

 

Vergi Usul Kanunu 509 numaralı tebliğde yapılan değişikliğe göre, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) ile sözleşme imzalayan sağlık hizmeti sağlayıcıları ile medikal malzeme ve ilaç ya da etken madde temin eden tüm mükellefler 01.07.2021 tarihinde e-Fatura sistemine geçmiş bulunmaktadır. Sosyal Güvenlik Kurumu(SGK) ile sözleşme imzalayan bu mükelleflerin 01.01.2022 tarihinde de e-Deftere geçme zorunluluğu bulunmaktadır.

 

Bu Kapsama Giren İşletmeler:

 

  • Eczaneler
  • Ecza Depoları
  • Dal merkezleri
  • Diyaliz merkezleri
  • Sağlık Bakanlığından ruhsatlı diğer özelleşmiş tedavi merkezleri
  • Tanı, tetkik ve görüntüleme merkezleri
  • Laboratuvarlar
  • Hastaneler
  • Tıbbi cihaz ve malzeme tedarikçileri
  • Optisyenlik müesseseleri
  • İşitme merkezi
  • Kaplıcalar
  • Tıp merkezleri
  • Beşeri tıbbi ürün sunan ve/veya üreten özel hukuk tüzel kişileri ve bunların tüzel kişiliği olmayan şubeleri

 

 

 

Eğer elektronik fatura işlemlerinizi GİB portalı üzerinden yapacaksanız ya da entegrasyon yöntemini kullanacaksanız, o zaman başvurularınızı Gelir İdaresi Başkanlığı web sitesi üzerinden yapmanız gerekiyor. Eğer işlemlerinizi özel entegratör aracılığıyla yapacaksanız, çalışmak istediğiniz entegratörü seçtikten sonra belirtilmiş olan aktivasyon tarihine kadar gerekli başvurular, entegratör aracılığıyla yapılmalıdır.

 

 

Tüm başvurularınızı tamamladıktan sonra, başvuru sorgulama ekranı üzerinden düzenli olarak başvurunuzun durumunu takip etmeniz ve aktivasyon sürecinin sorunsuz şekilde tamamladığınızdan emin olmanız gerekiyor.

 

 

Aynı zamanda GİB portalı üzerinden sisteme kayıtlı kullanıcılar arasında olup olmadığını görmek ve diğer kayıtlı kullanıcıların bilgilerine ulaşmak için kayıtlı kullanıcılar listesini kontrol edebilirsiniz.

 

 

Eğer başvuru süreci ile ilgili olarak herhangi bir sorun yaşarsanız, başvuru süreci ve diğer konular hakkında detaylı bilgi almak isterseniz ya da tüm süreci bu alanın uzmanı olan kişilerle birlikte yönetmek isterseniz, hemen bizimle iletişim kurabilirsiniz.

 

e-Fatura Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

 

Kağıt faturalardan elektronik faturalara geçmek, küçük ya da büyük fark etmeksizin tüm şirketler için pek çok avantajı beraberinde getirdi. Elektronik faturalar sayesinde artık her şey hem daha kolay, hem de daha hızlı, hem de daha düşük maliyetli. Peki faturaları elektronik olarak düzenlemenin şirketlere kazandırmış olduğu en büyük avantajlar neler? Bu avantajlarla ilgili şöyle bir liste yapılabilir:

 

  • Kağıt fatura basma zorunluluğu tamamen ortadan kalkar, dijital dönüşüm gerçekleştiği andan itibaren tüm faturalar elektronik olarak düzenlenir ve gönderilir,
  • Faturaları müşteriye göndermek için herhangi bir kargo sürecine gerek kalmaz, faturalar internet üzerinden anlık olarak karşı gönderilir ve alınır,
  • Elektronik faturalar dijital ortamda arşivlendiği için, hem alandan, hem zamandan, hem de emekten tasarruf edilmiş olunur, aynı zamanda faturaların kaybolması gibi bir durumdan da ortadan kalkar,
  • Kağıt kullanımını ortadan kaldıran ve böylelikle doğaya verilen zararı bir nebze olsun azaltan çevre dostu bir uygulamadır,
  • Kağıt faturalardaki hazırlanma süresi göz önünde bulundurulduğunda, elektronik faturalar çok daha hızlı şekilde hazırlanır,
  • Tahsilat ve ödeme süreçleri çok daha hızlı şekilde gerçekleşir.

 

Tüm bu avantajlar göz önünde bulundurulduğunda, büyük ya da küçük bütün şirketlerin elektronik fatura uygulamasına geçmemesi için hiçbir neden görünmüyor. Ki günümüzde elektronik fatura kullanımı, kağıt fatura kullanımının önüne geçmiş durumda.

 

Elektronik Ortamda Hazırlanan Faturalar İptal Edilebilir mi?

 

Dijital ortamda elektronik olarak hazırlanan ticari, temel ve e-arşiv olmak üzere 3 farklı fatura türü bulunmaktadır. İptal durumu bu faturaların türüne göre de değişkenlik göstermektedir. Buna göre, elektronik ortamda hazırlanmış faturaların iptali şu şekilde gerçekleştirilebilir:

 

  • Ticari: Müşteri sisteminde yer alan fatura, 7 gün içerisinde ancak müşteri tarafından reddedilebilir. Fatura reddedildikten sonra yeni bir fatura oluşturabilir ve müşterinize iletebilirsiniz.
  • Temel: Faturayı göndermiş olduğunuz müşteri elektronik olarak bir iade faturası düzenlemeli ve size göndermelidir. Bu şekilde iki fatura da mahsup hale gelmiş olur.
  • E-Arşiv: Kesmiş olduğunuz faturanın resmi hale geldiği tarihten başlayarak e-arşiv faturalar 8 gün içerisinde iptal edilebilir. Sistem üzerinde faturanızın düzenleme bölümünden iptal işlemini gerçekleştirebilirsiniz.

 

Gönderilen e-Faturada Değişiklik Yapılabilir Mi?

Mevzuata göre e-Faturalar basılı faturadan farksızdır. Müşteriye gönderilen herhangi bir faturada nasıl düzenleme yapamıyorsanız e-Faturada da düzenleme yapmak mümkün değildir.

 

e-Fatura Kullanırken Mali Müşavir İle Yaşanan Süreç

e-Fatura kullanırken maliyetleriniz düşecek ve kağıt masrafından kurtulacaksınız. Örneğin bir ay içerisinde ortalama 1000 adet fatura düzenleyen bir e-Fatura mükellefi, kestiği e-Faturaları tek tek kağıda basmak zorunda kalmayacak. Kullanılan entegratör yardımı ile muhasebe programına gerekli kontroller sağlandıktan sonra aktarılacak. Böylelikle mükellefler üzerinden büyük bir yük kalkmış olur.

 

e-Faturaya Geçen Mükellefler e-Deftere de Geçecek mi ?

2019-2020 yılı cirosu 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler Temmuz 2021’de e-Fatura sistemine geçtikten sonra 1 Ocak 2022 tarihinde de e-Defter mükellefi olmak zorundadır. Cirosu 5 milyon TL altında olan ve e-Fatura sistemine gönüllü olarak geçen mükellefler e-Defter sistemine geçmek zorunda değildir.

 

Faturaları Elektronik Ortamda Düzenlemek Neden Önemli?

Her şeyin dijital ortama taşındığı, tüm işlemlerin tek bir tıkla hızlı bir şekilde yapıldığı bir çağda, kağıt fatura kullanımını bir kenarı bırakmak ve faturaları da dijital ortama taşımak hem doğamız açısından, hem de işlerin hızlı ve daha güvenli ilerleyebilmesi açısından büyük önem taşıyor. Eğer siz de şirketiniz için kağıt fatura kullanımını bırakarak bir dijital dönüşüm süreci başlatmak isterseniz, hem konu ile ilgili detaylı bilgi almak, hem de sorunsuz bir geçiş süreci için bize ulaşabilirsiniz.


UYARI: Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında korunmaktadır. Kaynak göstermeden kullanılamaz.

0 532 366 17 87
Whatsapp Destek
Facebook
Instagram
Linkedin