KEP Adresi Nedir? Kimler KEP Adresi Kullanmak Zorunda?

Günümüzde dijital dönüşüm kapsamında hemen hemen tüm kurumlar işlemlerini i̇nternet üzerinden yürütmeye başladı. Nitekim e-fatura ya da e-irsaliye gibi faaliyetlerin kişi ve kurumlar için işleri ne kadar kolaylaştırdığını artık herkes biliyor. Ticari ve resmi faaliyetlerin sorunsuz ve hızlı bir şekilde ilerleyebilmesi için yazışmalar ve gönderiler çok büyük önem taşıyor. Dolayısıyla yazışma ve gönderi süreçlerinin çok daha güvenli ve hızlı bir şekilde gerçekleşebilmesi adına ve KEP adresi uygulamasına geçildi. Bu uygulama beraberinde pek çok avantajı getiriyor. Peki KEP adresi nedir, ne işe yarar, avantajları nelerdir ve nasıl alınır? Tüm bu soruları açıklığa kavuşturacak kapsamlı bir rehber hazırladık…

KEP Adresi Nedir? Ne İşe Yarar?

Kayıtlı Elektronik Posta ya da daha yaygın bilinen adıyla KEP, elektronik ortamdaki yazışmaların güvenli bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlar. KEP ile yapılan tüm yazışmalar yasal düzenlemelere uygun şekilde gerçekleşir. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile KEP adresi ilk olarak 2011 yılında kullanılmaya başlanmıştır. KEP adresinin yasal düzenlemeler içerisinde kullanıma dair mevcut bir zorunluluk yoktur. Fakat Elektronik Tebligat Yönetmeliğinde belirtildiği üzere anonim, limited ya da sermayesi paylara bölünmüş olan komandit şirketlerde elektronik tebligat yapılması zorunlu hale getirilmiştir. Eğer gerçek ya da tüzel bir kişi durumunda bulunuyorsanız, e-Tebligat sistemini kullanıp kullanmamak tamamen sizin tercihinize bağlıdır.

Mevcut uygulama işletmeler açısından pek çok kolaylık sağladı. Nitekim artık hem resmi, hem ticari, hem de özel belge ve yazıların tamamı kişiler ve kurumlar arasında kolay ve hızlı bir şekilde e-posta ile gönderilip alınabiliyor. KEP ile yapılabilecek işlemlerin listesi ise şu şekilde:

Kurumların içerisinde ve kurumlar arasında gerçekleşen tüm yazışmalar,
Belge ve e-fatura gönderme işlemleri,
Özel sektör kuruluşları, kamu kurumları ve vatandaşlar arasında yapılması gereken tüm bildirimler,
Kredi ve kredi kartı, yatırım ya da hesap ekstreleri gibi tüm banka işlemleri,
İnternet üzerinden alışveriş yaparken verilen siparişler ve tüm sipariş işlemlerinin gönderme ve alma işlemleri,
Başvuru, sözleşme, ihale teklifleri ve tüm dilekçeler.

Tüm bu işlemlerin kayıtlı elektronik posta sistemi üzerinden yapılmıyorken çok fazla zaman ve çok fazla emek harcamak gerekiyordu. Fakat KEP sistemi ile birlikte bu durum artık ortadan kalkmış oldu.

İlgili İçerik: Limited Şirket Kurmak | Limited Şirket Kurma Maliyeti 2022
İlgili İçerik: Anonim Şirket Kurmak | Anonim Şirket Kurma Maliyeti 2022

Kep Adresi Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

KEP adresi kullanmak şirketlere pek çok açıdan katkı sağlar. Bu adresi kullanmanın öne çıkan avantajlarını şu şekilde listelemek mümkün:

Arşivleme, kağıt kullanımı, postalama ya da işlem masrafları gibi maliyetler ortadan kalkmış olur,
Kağıt kullanımı olmayacağı için çevreye verilen zarar minimum seviyeye indirilir,
Resmi işlemler ve ticaret işlemleri hız kazanır ve böylelikle zaman kayıpları da ortadan kaldırılmış olur,
Ticari faaliyetlerin daha verimli şekilde yürütülmesi sağlanır,
Gönderilen postaların ulaşması gereken yere ulaşıp ulaşmadığına dair kesin bilgi sahibi olunabilir,
Gönderilerin alıcı tarafından görüldüğü tarih ve saat bilindiği için, postaların karşı taraftan okunduğu anlaşılır,
Posta içeriklerinin değiştirilmesi imkansızdır ve tüm posta içerikleri hukuken delil olarak kabul edilebilir.

Hemen hemen her alanda kullanılmakla birlikte, KEP adresi kullanımının her geçen gün yaygınlaştığını da rahatlıkla söyleyebiliriz.

KEP Adresi Nasıl Alınır?

KEP adresi alırken gerçek kişi başvuruları, tüzel kişi başvuruları ve kamu kurumu başvuruları birbirinden farklıdır. Tüm kişi ve kurumların başvuru sırasında hazırlaması gereken evraklar farklılık gösterir. Ayrıca unutmadan şunu da söylemekte fayda var: KEP kullanacak kişi ya da kurumların bir elektronik imzaya sahip olması zorunludur. Fakat eğer KEP yalnızca alıcı konumunda kalarak kullanılacaksa, bu durumda elektronik imza gerekli değildir. Tüzel ve gerçek kişiler ile kamu kurumları için hazırlanması gereken evrakların listesi şu şekilde:

Gerçek Kişiler İçin

Gerçek kişiler için hazırlanan KEP hesabı ön başvuru formu,
Üzerinde TC kimlik numarası bulunan TC kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport gibi bir resmi belge.

Tüzel Kişiler İçin

Tüzel kişiler için hazırlanan KEP hesabı ön başvuru formu,
Başvuruyu yapacak tüzel kişiye ait olan ticaret sicil tasdiknamesi ya da faaliyet belgesi (bu belgenin kopyası değil, aslı gerekmektedir),
İmza sirkülerinin noter tarafından onaylanmış çıktısı,
Üzerinde TC kimlik numarası bulunan TC kimlik kartı, ehliyet ya da pasaport,
Eğer başvuru şirketin kanuni temsilcileri tarafından değil, vekalet verilmiş bir kişi tarafından yapılacaksa, noter tarafından verilecek olan bir tüzel kişi yetkilendirme belgesi.

Kamu Kurumları İçin

KEP hesabı ön başvuru formu,
Kamu kurumunun üst düzey bir yetkilisince imzalanmış olan resmi yazı,
Üzerinde TC kimlik numarası bulunan TC kimlik kartı, pasaport ya da ehliyet.

Hem gerçek kişiler, hem tüzel kişiler, hem de kamu kurumları adına gerçekleştirilecek tüm başvurular PTT üzerinden gerçekleştirilebilir. Aynı zamanda bu adresi vermek için yetkilendirilmiş olan farklı kurumlar da bulunmaktadır. Bu adresi almadan önce mutlaka bir mali müşavir ile iletişime geçmek ve öğrenilmesi gerekenler hakkında bilgi sahibi olmak önemlidir. Eğer sizin de KEP adresi alma sürecinde bir mali müşavire ihtiyacınız varsa, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

İlgili İçerik: İmza Sirküsü Nedir? İmza Sirküleri Nasıl Alınır?

Dikkat Edilmesi Gereken Önemli Noktalar

KEP sistemi ile ilgili yukarıdaki bilgilere sahip olmak, işlemleri tamamlamaya başlamak için yeterli olabilir. Fakat hala kafalarda giderilemeyen soru işaretleri bulunuyorsa, aşağıda vereceğimiz bilgiler bu soru işaretlerinin giderilmesine yardımcı olabilir:

KEP adreslerini alabilmek için ödenmesi gereken ücretler, bu adresi nereden alacağınıza göre farklılık gösterir. Fiyatlar bu hizmeti veren kurumların sayfalarında açıklanmaktadır.
Hem gerçek kişilerin hem de tüzel kişilerin birden fazla KEP adresine sahip olması mümkündür. Bu hesapları aynı ya da farklı kurumlar üzerinden alabilirler.
Sahip olunan bir KEP adresinin başkalarına aktarılması ya da devredilmesi mümkün değildir.
Tüzel kişilerin kullandıkları KEP adreslerini kullanmak üzere pek çok yetkili tanımlanabilir. Fakat gerçek kişiler sahip oldukları adresleri yalnızca kendileri kullanabilir.
Eğer bir KEP hesabını kapatmak isterseniz, bunun için söz konusu hesabı açtırdığınız kuruma talepte bulunmanız gerekir. Kapatma talebi alınan bir hesabın ileti alması ya da göndermesi engellenir. Bir adres sahibi KEP hesabını kapattığı zaman söz konusu hesaba 3 ay süreyle erişebilir. Hesabı 3 ay boyunca açık tutmak, bu adresi verilen kurumlar için bir zorunluluktur.
KEP sistemi içerisinde yalnızca bu sistem üzerinde alınmış olan adreslerden gönderi alınabilir ya da ileti gönderilebilir. Gmail ya da Hotmail gibi farklı mail servis sağlayıcılarından KEP sistemine ileti gönderilmesi mümkün değildir.
Tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunması zorunlu iken, gerçek kişiler için böyle bir zorunluluk yoktur.

Sağlamış olduğumuz tüm bu bilgilerin KEP sistemi konusunda anlaşılır bir rehber olduğunu düşünüyoruz. Eğer siz de KEP sistemi hakkında ayrıntılı bilgi almak ve bu sisteme dahil olmak isterseniz, bir mali müşavir ile çalışmak işlerin yolunda gitmesine yardımcı olur. Nitekim bu süreçte yardım almak için siz de hemen şimdi bizimle iletişime geçebilirsiniz.

UYARI: Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu ve 5237 sayılı Türk Ceza Kanunu kapsamında korunmaktadır. Kaynak göstermeden kullanılamaz.