Özel Entegratör Nedir? Kimler Özel Entegratör Kullanabilir?

Piyasadaki pek çok firma artık kağıt faturalar kesmeyi pratik bulmuyor. Bu yüzden dijital dönüşüm teknolojilerine entegre olunuyor. Bu yüzden artık hem daha kolay hem de daha az maliyetli bir yöntem olan e-fatura, e-irsaliye gibi belgeler kullanılıyor. Söz konusu elektronik kayıtlar genellikle GİB Portal üzerinden gerçekleştiriliyor olsa da, zaman içerisinde firmalar kendi entegrasyonlarını kullanmaya ya da sayıları her geçen gün artan özel entegratörleri kullanmaya başladı. Peki özel entegratör nedir ve kimler tarafından kullanılabilir? Bu yazımda özel entegratör nedir sorusunu etraflıca cevaplandırmaya çalıştım.

Özel Entegratör Nedir?

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından elektronik kayıtların oluşturulması için sunulmuş olan GİB Portal, entegrasyon ve özel entegratör olmak üzere üç farklı seçenek bulunur. Entegrasyon sisteminde arşivleme maliyetlerinin karşılanmasından bilgi işlem ve sunucu yönetimine, teknik kılavuzlardaki ve mevzuattaki güncellemelerin takibinin yapılmasından bunların sisteme uygulanmasına kadar her şey mükellef tarafından yönetilmek zorundadır. GİB Portal da elektronik kayıtlar için kullanılabilecek bir ortam olmasına rağmen, pek çok açıdan sınırlı bir kullanım sunar. Örneğin herhangi bir maliyeti olmaması sebebiyle tasarruf sağlarken; sınırlı fonksiyonlar sunması, arşivlemenin manuel olarak yapılıyor olması, ihracat faturalarının girişine izin vermemesi ve aylık yüklenebilecek e-fatura sayısının 500 olması gibi dezavantajları da bulunur.

 

Nitekim bu üç seçenek arasında en avantajlı olanı, sizi dijital dönüşüm süreçlerine entegre edecek bir aracı olan özel entegratör olarak kabul edilir. Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmiş olan ve elektronik kayıtlar (e-fatura, e-defter, e-irsaliye, e-arşiv fatura) oluşturulmasını mümkün kılan aracı kurumlar özel entegratör olarak adlandırılır.

Özel Entegratör Olmak İçin Aranan Şartlar Nelerdir?

Özel entegratör olmak isteyen firmaların Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yetkilendirilmesi için bazı koşullar bulunur. Söz konusu koşullar şunlardır:

• Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından düzenlenen testlerden geçmiş olmak,
• Bilgi güvenliği, bilgi teknolojileri hizmet yönetimi sistemleri ve iş sürekliliği gibi sertifikalardan en az birine sahip olmak (Bu belgelere sahip olunmaması durumunda belgelerin temin tarihini taahhüt etmek ve söz konusu tarih geldiğinde taahhüdü gerçekleştirmek),
• Minimum 1 adet ITIL sertifikasına sahip olan personel çalıştırmak,
• TÜBİTAK ya da BİLGEM kamu sertifikasyon merkezlerinden, mali mühür imzalama süreçlerine ilişkin uyum değerlendirme raporlarını almak.

Eğer başvuru sonrasında değerlendirme sonucu olumlu olursa, e-fatura resmi sitesi üzerinden yayınlanır. Bu noktaya kadar özel entegratör nedir ve diğer seçenekler ile arasındaki farklar nelerdir bunları açıklamaya çalıştık. Şimdi özel entegratörlerin sorumluluklarına bakalım.


İlgili İçerikler:

Anonim Şirket Kurmak | Anonim Şirket Kurma Maliyeti 2024

Şahıs Şirketi Kurmak | Şahıs Şirketi Kurma Maliyeti 2024

Komandit Şirket Nedir? Komandit Şirket Kuruluş Süreci

Kollektif Şirket Nedir? Kollektif Şirketin Özellikleri Nelerdir?

Limited Şirket Kurmak | Limited Şirket Kurma Maliyeti 2024

Home Ofis Şirket Kurmak | Şahıs Şirketi Kurmanın Maliyeti 2024
 

Özel Entegratörün Mükellef Adına Sorumlulukları Nelerdir?

Entegratörler tarafından oluşturulan, gönderilen ve takibi yapılan tüm elektronik kayıtlar Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan kılavuza göre olmalıdır. Özel entegratörler e-fatura, e-defter ve benzeri belgelerin oluşturulmasına aracı olmakla birlikte, bu belgelerin içeriklerini göremez. Bu belgeler için Gelir İdaresi Başkanlığı’na herhangi bir başvuruda bulunamaz. Tüm bunların dışında özel entegratörlerin sorumlulukları şunlardır:

 

• Mükellefin mali mührüne gerek olmaksızın e-fatura, e-arşiv fatura ve e-irsaliye üzerinde kendi mali mührünü kullanır (HSM cihazı gibi yüksek hızlı imzalama cihazlarına sahip entegratörler elektronik kayıtları bu şekilde imzalayabilir),
• Mükellefe sunulan sistemin 7/24 çalıştığını garanti ederek elektronik kayıtlara web portal üzerinden ulaşılabilmesini sağlamalıdır,
• Sunucu, veritabanı ve bilgi işlem sistemlerinin tüm maliyeti özel entegratöre aittir,
• GİB tarafından yayınlanan herhangi bir mevzuat değişikliği olduğunda bunu sistemlerine uygulayarak mükellefi bilgilendirir.

 

Tüm bunlara ek olarak bazı entegratörler saklama hizmeti verebilir. Ayrıca felaket kurtarma merkezi bulunan bazı entegratörler bunu taahhüt ederlerse veriyi kaybolma ihtimaline karşı yedekler. Bir özel entegratör ile çalışmadan önce mevcut aracı firmalar hakkında bilgi almak ve süreci doğru şekilde yönetmek için bir mali müşavirden yardım almak faydalı olacaktır. Siz de özel entegratör nedir ve hangi özel entegratörler ile çalışılmalıdır gibi sorulara cevap alabilmek için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Özel Entegratör Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

Eğer bir özel entegratör ile çalışacaksanız, bunun için öncelikle çalışacağınız firmanın gerekli belgelere sahip olduğundan emin olmanız önemlidir. Yani bir firmanın öncelikle e-fatura, e-irsaliye, e-arşiv fatura, e-defter, e-MM ve e-SMM gibi izinleri bulunmalıdır. Ek olarak GİB testlerinden geçmiş olması ve mükellefe sunulan sistemin gün boyunca doğru şekilde çalışacağını garanti etmesi gerekir. İşlem sırasında bekleme ya da donma gibi sorunların mükelleflerin sorun yaşamasına neden olur. Bunun için de güçlü bir altyapıya sahip olunması önem taşır. Ek olarak özel entegratör seçimi sırasında dikkat edilmesi gereken önemli noktalar şunlardır:

 

• Altyapı kalitesinin güçlü olması hem işlemlerin kesintisiz bir şekilde ilerlemesini hem de veri saklama hizmetinin sorunsuz bir şekilde verilmesini sağlar, bu yüzden veri kaybını engelleyecek tüm önlemlerin alınmış olması gerekir.
• Çalışılacak olan özel entegratör kurumsal bir kimliğe sahip olmalıdır.
• E-belge sistemlerine hakim, alanında deneyimli personeller ile çalışması gerekir.
• Mükelleflere sunulmuş olan portala hem web üzerinden hem de mobil cihazlar üzerinden erişilmelidir.

 

Bir özel entegratör seçimi yapmadan önce özel entegratör nedir sorusunun cevabını etraflıca öğrenmeli ve seçim sırasında mali müşavirinize danışmalısınız. Konu hakkında detaylı bilgi almak için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Bir Özel Entegratörde Aranması Gereken Özellikler Nelerdir?

Dijital dönüşüm sürecine doğru şekilde entegre olmak için özel entegratörler çok kullanışlı araçlar sunuyor. Özel entegratörlerin sayısının artması, firmaların seçim yapmak konusunda kararsız kalmasına neden olabilir. Bu yüzden çalışacağınız özel entegratörlerde mutlaka şu özellikleri aramanız gerekiyor:

 

• Çalışacağınız entegratör Gelir İdaresi Başkanlığı anlaşmalı ve yetkisi bulunan bir entegratör olmalıdır.
• E-fatura saklama hizmeti sunmalı, gerekli görüldüğü durumlarda raporlama hizmeti sunabilmelidir. Bunun için de güçlü bir teknolojik altyapı gerekir.
• Kullanıcı dostu arayüz tasarımına sahip olmalı, e-belge düzenleme işlemleri sırasında herhangi bir zorluğa mahal bırakmamalıdır.
• Sunulan hizmetin aksamaması ve kesintisiz bir şekilde devam etmesi gerekir. Yoğunluk durumunda bunun üstesinden gelebilecek ve işlemlerin devam etmesini sağlayacak bir altyapıya sahip olmalıdır.
• Mevzuat değişikliği ve güncelleme gibi durumların takibini anlık olarak yapmalı, mükellefi bu konu hakkında bilgilendirmeli ve sistemlerini kılavuzdaki değişikliklere göre güncellemelidir.
• ERP sistemleri ile uyumlu şekilde çalışarak otomatik entegrasyon gerçekleştirmelidir.

 

Tüm bunlara ek olarak en önemli konulardan biri çalışılacak olan özel entegratörün 7 gün 24 saat boyunca ulaşılabilir olmasıdır. Ulaşılabilir olmayan entegratörler süreç içerisinde sorun yaşanmasına ve bazı işlemlerin aksamasına neden olabilir. Yani sonuç olarak seçtiğiniz aracı kurumun özel entegratör nedir ve nasıl olmalıdır gibi sorulara şüpheye yer olmayacak şekilde olumlu cevap vermesi gerekir.

 

Bu yazımda özel entegratör nedir ve bir özel entegratörde bulunması gereken özellikler nelerdir bunlara cevap vermeye çalıştım. Siz de dijital dönüşüm süreci kapsamında aklınıza takılan tüm soruları cevaplandırmak ve özel entegrasyon sürecine geçiş sürecinde aktif destek almak için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

UYARI: Bu yazıda yer alan bilgiler sadece genel bilgilendirme amaçlıdır ve profesyonel olarak herhangi bir hizmet ya da tavsiye sunmayı amaçlamamaktadır. Şirketiniz için ve bireysel olarak karar almadan önce mutlaka profesyonel bir uzmana danışın. SMMM Burak Bayraktar bu yazıda yer alan bilgilerin kullanılması sonucunda oluşacak zararlardan sorumlu değildir. Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup kaynak gösterilmeden kullanılamaz.