Proforma Fatura Nedir, Nasıl Düzenlenir? Proforma Fatura Örneği

Ticari faaliyetlerde bulunan herkes pek çok fatura tipi kullanır. Satış faturaları en sık kullanılan fatura tipi olmakla birlikte, genellikle ihracat ve ithalatta kullanılan proforma faturaların ismi nispeten daha az duyulur. Bir teklif faturası olarak da değerlendirilebilecek olan proforma faturalar, çoğunlukla yüksek hacimli işlemler için tercih edilir. Peki proforma fatura nedir, nasıl düzenlenir? Bu konuyu sizler için etraflıca açıklamaya çalıştım.

Proforma Fatura Nedir?

Teklif faturası olarak da adlandırılabilecek olan proforma faturanın herhangi bir mali yükümlülüğü bulunmaz. Her firma proforma faturayı ihtiyaçları dahilince düzenleyebilmekle birlikte, Ticaret ve Vergi Hukukunda da bu fatura türü ile ilgili bir düzenleme bulunmaz. Proforma faturaların bir diğer adı da uluslararası satış sözleşmesidir. Proforma fatura, fatura yerine geçmez. Çünkü bir mali yükümlülüğü yoktur ve resmi bir belge değildir. Bu faturanın düzenlenip düzenlenmemesi tamamen alıcıların ve satıcıların tercihlerine bağlıdır. Elbette proforma fatura nedir sorusu kadar proforma faturaların ne amaçla kullanıldığını bilmeniz de önemli.

Proforma Fatura Ne Amaçla Kullanılır?

Satış öncesinde hazırlanan ve müşteri ile paylaşılan proforma fatura, ön fatura olarak da nitelenebilir ve genellikle alım işlemlerinde bir teklif sunmak ya da planlama yapmak amacıyla düzenlenir. Ayrıca herhangi bir ticari faaliyette peşinat alınması gereken durumlarda da proforma fatura düzenlemek mümkündür. Eğer alıcı bir satıcıdan proforma fatura istiyorsa bu genellikle fatura düzenleme bilgilerini öğrenmek, ödeme ve teslimat bilgilerine hakim olmak içindir. Aynı zamanda satış ve ödeme bilgileri netleştirilirken, alıcı ve satıcı bilgileri de belgelenmiş olur.

 

Peki avantajları göz önünde bulundurularak bir proforma fatura nedir ve farklı şekillerde nasıl değerlendirilebilir? Bununla ilgili olarak şöyle bir liste yapabiliriz:

• Eğer satıcı tarafından gönderilen proforma fatura alıcı tarafından tasdiklenirse, satış işlemi onaylanmıştır ve artık bir satış faturası kesilebilir,
• Proforma fatura bir ön fatura niteliği taşıdığı için, ticari faturada gerçekleşmesi muhtemel hatalar da minimize edilmiş olur,
• Alıcı ve satıcı arasında bir güven oluşur.

 

Proforma fatura her ne kadar resmi bir evrak niteliği taşımıyor olsa da, doğru ve eksiksiz bir şekilde düzenlenmelidir. Bunun için de bir mali müşavirden destek almak gerekir. Eğer siz de bir proforma fatura düzenlemek isterseniz, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.


İlgili İçerikler:

Navlun Faturası Nedir? Nasıl Hesaplanır? Navlun Faturası Örneği

İhracatçılara Yeşil Pasaport Nasıl Verilir? Gerekli Belgeler Nelerdir?

Transit Ticaret Nedir? | KDV Beyannamesine Tabi Midir?

İhraç Kayıtlı Fatura Nedir? Kimler İhraç Kayıtlı Satış Yapabilir?

Serbest Bölgede Şirket Kurmak | Serbest Bölgelerin Avantajları

Mikro İhracat ve Elektronik Ticaret Gümrük Beyannamesi Nedir?

 

Proforma Fatura Hangi Alanlarda Kullanılır?

İthalat ve ihracat işlemlerinde yaygın olarak kullanılan proforma fatura, sevk ya da yükleme öncesinde düzenlenebilir. Proforma fatura ile ihracatçı tarafından ithalatçıya gönderilen teklif kabul edilirse ve anlaşma gerçekleşirse, proforma faturada yer alan koşulları kabul ettiğini belirlenen süre içerisinde beyan etmek zorundadır. Süreç satış noktasına geldiğinde ise bir ticari fatura düzenlenir. Yaygın olarak dış ticarette kullanılan proforma fatura uluslararası satış sözleşmesi olarak da nitelenir. Genellikle büyük alışlarda ve satışlarda kullanılsa da, küçük çaplı alış ve satış işlemlerinde de düzenlenebilir.

İş sürecinin çok daha etkin ve hızlı bir şekilde yönetilmesini sağlayan proforma faturalar, yurt dışına yapılan klasik ticarette kullanılabileceği gibi, e-ihracat işlemlerinde de kullanılabilir. Böyle durumlarda proforma fatura genellikle dijital olarak gönderilir. Tüm bunlara ek olarak bankacılık işlemlerinde de proforma fatura kullanmak mümkündür. Eğer şirketler yapacakları harcamalar ya da yatırımlar için bankalardan kredi talebinde bulunacaksa, proforma fatura kullanarak işlem detayları hakkında bankaları bilgilendirebilir. Proforma fatura düzenlendiği zamanlarda kredi alma süreci daha da kolaylaşır. Bu noktaya kadar proforma faturanın ne olduğu ve ne amaçla kullanıldığını açıkladık. Şimdi gelelim proforma faturanın nasıl düzenleneceğine.

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Nasıl bir belge düzenliyor olursanız olun, o belge üzerinde ne tür bir belge olduğunu belirtmeniz gerekir. Yani düzenlediğiniz bir proforma fatura üzerinde mutlaka bir proforma fatura ibaresi bulunmalıdır. Normal faturalar ile mukayese edildiğinde daha sade bir yapıya sahip olan proforma fatura, antetli kağıt kullanılarak hazırlanmalıdır. Aynı zamanda hazır bir şablon üzerinde de oluşturulabilir. Proforma faturayı düzenlerken dikkat edilmesi gereken önemli noktalar şunlardır:

 

• Proforma numarası ve tarih faturanın sağ üst köşesinde bulunmalıdır,
• Ad soyad, unvan ve adres gibi satıcı bilgileri faturanın sol üst köşesinde bulunmalı, hemen altında ise aynı şekilde alıcı bilgilerine yer verilmelidir,
• Ürün, hizmet ve bu ürün ya da hizmetlere dair detayların tamamı faturanın orta kısmında belirtilmelidir; söz konusu detaylar ürünlerin açıklamasını, miktarını, birim fiyatlarını ve KDV oranlarını kapsar.

 

Ayrıca hazırlanan proforma fatura üzerine kaşe basılabileceği gibi, böyle bir zorunluluk da bulunmamaktadır. Yani kaşe basıp basmamak tamamen tercihe bağlıdır. Faturada kaşe kullanılması proforma faturayı resmi bir evrak haline getirmez. Fakat teklif kabul edilir ve satış gerçekleştirse, fatura elektronik değilse ticari fatura üzerinde kaşenin yer alması zorunludur.

 

NOT: Proforma Fatura Örneği İçin Tıklayın!
 

Proforma Fatura Üzerinde Yer Alması Gereken Bilgiler

Proforma fatura üzerinde yukarıda da bahsettiğimiz gibi fatura tarihi, alıcı ve satıcı bilgileri, malların birim fiyat, miktar ve tutar gibi temel bilgileri yer alır. Tüm bunlara ek olarak proforma fatura üzerinde yer alması gereken bilgiler şunlardır:

 

• Mal ya da hizmetin cinsi,
• Ödeme şekli,
• Malların menşei,
• Teslimat ve sevkiyat şekli,
• Teslim edilecek malların ağırlık, ebat ve miktarları,
• Malların ambalaj özellikleri ile birlikte numara ve benzeri detay bilgileri,
• Sigorta ve navlun prim tutarları,
• Faturayı düzenleyenin imzası.

 

Proforma faturalar bilgisayar üzerinde ya da elle hazırlanabilir. Çeşitli muhasebe programlarında yer alan hazır şablonlar proforma fatura düzenlemek için kullanılabilir. Hem proforma fatura nedir ayrıntıları ile öğrenmek hem de hazır bir proforma şablonu edinmek için bir mali müşavirden yardım alabilir, süreç yönetimi için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Bu noktaya kadar proforma fatura nedir, hangi alanlarda kullanılır ve nasıl hazırlanır gibi temel bilgileri aktarmış olduk. Fakat kafa karışıklıklarını gidermek ve konuyu daha anlaşılır hale getirmek için genel bir özet geçmekte fayda var. Nitekim proforma faturanın temel özelliklerini şu şekilde listelemek mümkün:

 

• Üzerinde mutlaka bir proforma ibaresi bulunmalıdır,
• Hem ithalat hem de ihracat süreçlerinde işler çok daha hızlı şekilde yürür,
• Kesilmesi zorunlu olmamakla birlikte ithalat ve ihracat sürecini kolaylaştırır,
• Kredi başvurusu gibi bankacılık işlemlerinde kullanılabilir,
• Ticari faturada yer alacak olan tüm detaylar proforma fatura üzerinde yer alır,
• Satılacak olan ürünlerin ya da hizmetin şartlarını ve fiyatlarını gösterir,
• Bir ön mektup ya da teklif faturası olarak değerlendirilebilir,
• Global olarak ticari faaliyetlerde yaygın kullanılan bir satış yöntemidir,
• Resmi bir belge değildir ve kanuni bir hükmü bulunmaz, bu yüzden damga vergisi ödemek gerekmez,
• Alıcı ve satıcı arasında güven oluşmasına yardımcı olur.

 

NOT: Proforma Fatura Örneği İçin Tıklayın!

 

Proforma faturaların ithalat ve ihracat işlemlerinde büyük kolaylık sağladığı bir gerçek. Bu yüzden günümüzde hem muhasebe yazılımları üzerinden hem de mali müşavirler aracılığıyla hazır proforma şablonlarına ulaşmak mümkün. Bu metinde proforma fatura nedir başta olmak üzere proforma faturalar ile ilgili tüm detayları açıklamaya çalıştım. Siz de proforma fatura düzenleme süreçlerine dahil olmak için hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

UYARI: Bu yazıda yer alan bilgiler sadece genel bilgilendirme amaçlıdır ve profesyonel olarak herhangi bir hizmet ya da tavsiye sunmayı amaçlamamaktadır. Şirketiniz için ve bireysel olarak karar almadan önce mutlaka profesyonel bir uzmana danışın. SMMM Burak Bayraktar bu yazıda yer alan bilgilerin kullanılması sonucunda oluşacak zararlardan sorumlu değildir. Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup kaynak gösterilmeden kullanılamaz.