e-Belge Nedir? e-Belge Kullanması Gereken Mükellefler

Dijital dönüşüm süreçleri işletmeler için pek çok avantajı beraberinde getirmiş durumda. Örneğin normal şartlar altında uzun ya da meşakkatli olması beklenen işlerin tamamı kolay ve hızlı bir şekilde gerçekleştirilebiliyor. e-Belge de işleri büyük ölçüde kolaylaştıran uygulamaların başında geliyor. Peki elektronik belge nedir, çeşitleri nelerdir ve bu tür belgeleri kullanması gereken mükellefler kimler?

e-Belge Nedir?

Elektronik ortamda oluşturulan belgelerin tümü e-Belge olarak adlandırılır. Bu tür belgelerin tamamı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun hazırlanmalıdır. İşletmeler ya da şirketler tarafından basılı şekilde hazırlanan fatura, irsaliye ya da makbuz gibi belgelerin tamamı elektronik ortamda da hazırlanabilir. Elektronik belge kullanabilecek ya da kullanması zorunlu olan işletmeler birbirinden farklıdır. Yani bazı mükellefler elektronik belgeyi isteğe bağlı olarak kullanabileceği gibi, bazıları ise kullanmak zorundadır.

 

Dijital dönüşüm süreçleri kapsamında kullanımı yaygınlaşan e-Belge çeşitlerinin şartları da her geçen gün genişler. Örneğin belirli dönemlere ait satış verileri üzerinden belirlenen sınırlar e-Arşiv fatura ve e-Fatura gibi belgelerin oluşturulmasında belirleyicidir.

e-Belge Kullanımına Geçiş

Elektronik belge kullanımına geçiş için doğrudan GİB Portal kullanılabileceği gibi özel entegratörler ya da işletmelerin kendi entegrasyon sistemleri kullanılabilir. Öncelikle bu sistemlerden herhangi birini seçmek ve bunun üzerinden bir başvuru yapmak gerekir. Başvuru sonucunda seçmiş olduğunuz sistem üzerinden GİB tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun elektronik belgeler hazırlamanız mümkün hale gelir. Bu andan itibaren hazırladığınız tüm elektronik belgeler GİB’e iletilir ve GİB üzerinden de müşterilere ulaştırılır. Elektronik belgelerin hem doğrulama hem de görüntüleme işlemleri GİB Portal üzerinden yapılabilir.

 

Eğer siz de elektronik belgeye geçiş sürecini profesyonel şekilde gerçekleştirmek ve potansiyel sorunları ortadan kaldırmak isterseniz, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

e-Belge Çeşitleri Nelerdir?

Kağıt olarak basılan pek çok belge türü bugün elektronik ortamda da hazırlanabiliyor. Halihazırda kullanılabilecek olan elektronik belge çeşitlerinden bazıları şunlar:

e-Fatura

Fiziki ortamda düzenlenen faturaların elektronik ortamda düzenlenmiş halidir. Ayrıca en yaygın şekilde kullanılan elektronik belge türüdür. e-Fatura üzerinde tıpkı standart faturalarda olduğu gibi ticareti gerçekleştirilen ürün ya da varlık, alıcı ve satıcı hakkında detaylı bilgiler yer alır. Vergilendirme ile ilgili tüm detaylarda yine belge üzerinde bulunur.

e-Arşiv Fatura

Son kullanıcılara ve elektronik fatura sistemi içerisinde yer almayan şirketlere iletilen elektronik belge türüne e-arşiv fatura denir. Yani elektronik fatura sistemi içerisinde yer almayan taraflara da iletilebilen bir belgedir.

e-Serbest Meslek Makbuzu

Serbest meslek mensupları tarafından kazançları bildirmek, vergilendirmek, takip ve kayıt etmek için düzenlenen serbest meslek makbuzlarının elektronik haline e-serbest meslek makbuzu denir. Fiziksel serbest meslek makbuzu ile aynı statüde yer alır.

e-İhracat Faturası

Yurt dışına yapılan ürün ya da hizmet satışlarında düzenlenen ihracat faturasının elektronik halidir. Genellikle uzun süreler bekleme gerektiren ve firmalar için zorlayıcı olan süreçler e-İhracat faturası sayesinde büyük ölçüde kolaylaşmıştır.

e-İrsaliye

Satış sonrası düzenlenen irsaliye belgesinin elektronik halidir. Eğer e-İrsaliye kullanmak istiyorsanız mutlaka bir e-Fatura kullanıcısı olmanız gerekir.

e-Defter

Belirli format ve standartlara uygun şekilde hazırlanan Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu uyarınca tutulması zorunlu kılınmış yevmiye defteri ve büyük defter türlerinin dijital ortamda hazırlanmış halidir. e-Defterler bakanlıklar tarafından belirlenmiş olan standartlara ve kurallara uygun olmadığı takdirde geçerliliği yoktur.

e-Gider Pusulası

Defter tutmakla mükellef olan işletmeler defter tutmayan işletmelerden herhangi bir satın alım yaptıklarında bunu belirtmek için gider pusulası kullanır. e-Gider pusulası da bu belgenin dijital ortamda oluşturulmuş halidir.

e-Müstahsil Makbuzu

Hizmeti ya da ürünü üreten kişinin müşterisine düzenlemiş olduğu müstahsil makbuzunun elektronik ortamda oluşturulmuş halidir.

 

Tüm bunlara ek olarak bilet ve adisyon uygulamaları da elektronik ortam üzerinden gerçekleştirilebilmektedir. Siz de işletmenizi ya da şirketini dijital dönüşüm süreçlerine dahil etmek ve elektronik belge kullanmaya başlamak isterseniz, hemen şimdi bizimle iletişime geçebilirsiniz.

e-Belge Kullanması Gereken Mükellefler

Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından e-Fatura, e-İrsaliye, e-Arşiv fatura ve E-Serbest meslek makbuzu kesmek zorunda olan e-Belge mükellefleri şunlardır:

 

• Belediyeler ya da Kültür ve Turizm Bakanlığı aracılığıyla yatırım ya da işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren tüm otel işletmeleri,
• Gayrimenkullerin ya da motorlu taşıtların imalatını, inşasını, alım satım ya da kiralama işlemlerini gerçekleştirenler,
• 2021 hesap dönemi için brüt satış hasılatı 4 milyon TL ya da üzeri olan mükellefler,
• 2022 hesap dönemi ve müteakip dönemler için brüt satış hasılatı 3 milyon TL ya da üzeri olan mükellefler.

 

Elektronik belge tutma zorunluluğu belirli aralıkla değiştiğinden ve kapsam genişletilebildiğinden, tüm bu değişimleri GİB Portal üzerinden ya da bizimle iletişime geçerek öğrenebilirsiniz.

e-Belge Düzenlerken Nelere Dikkat Edilmeli?

Tüm elektronik belgelerin bakanlıklar tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun olarak hazırlanması gerekir. Bu standartlara uymayan elektronik belgeler geçersiz sayılabileceği gibi usulsüzlük cezaları ile karşılaşmak da mümkündür. Belgelerin usule uygun olmaması durumunda işletmelerin karşı karşıya kalabileceği usulsüzlük cezalarından bazıları şunlardır:

 

• e-Fatura, e-Gider pusulası, e-Müstahsil makbuzu ya da e-Serbest meslek makbuzu olarak düzenlenen belgelerin alınmaması ya da verilmemesi, belge üzerinde belirtilen rakamların gerçek dışı olması, elektronik olarak düzenlenmesi gereken belgelerin fiziksel olarak düzenlenmesi ya da bu belgelerin herhangi bir nedenle düzenlenmemiş sayılması durumunda 2.200,00 TL,
• Hazine ve Maliye Bakanlıkları tarafından düzenlenmesi zorunlu tutulmuş olan satış fişi, sevk irsaliyesi, yolcu taşıma bileti ve diğer zorunlu belgelerin düzenlenmemesi, gerçek dışı olarak düzenlenmesi ya da üzerindeki rakamların gerçeği yansıtmıyor olması, fiziksel ortamda düzenlenerek elektronik ortamda düzenlenmemiş olması gibi durumlarda 2.200,00 TL,
• Tutulması ve günü gününe kayıt edilmesi Maliye Bakanlığı tarafından zorunlu tutulmuş defterlerin var olmaması, kayıtların günü gününe tutulmaması ya da ibraz edilmemesi gibi durumlarda 1.100,00 TL,
• Bakanlıklarca belirlenmiş olan standartlara uyulmaması, tek düzen hesap planı ile birlikte mali tablolara ait usul ve esaslara bağlı kalınmaması, muhasebe uygulamalarına dair bilgisayar programlarının kurallara ve standartlara uygun şekilde üretilmemesi durumunda 26.000,00 TL.

 

Söz konusu cezai yaptırımlar ile karşılaşmamak için işletmeler e-Belge takibini düzenli olarak yapması gerekir.

e-Belge Düzenlemenin Avantajları

Elektronik belge kullanımına geçmenin işletmeler açısından çok sayıda avantajı bulunuyor. Bu avantajlardan öne çıkanları şu şekilde listelemek mümkün:

 

• Kağıt kullanımı büyük ölçüde azaldığı için israf ortadan kalkar; çevreci bir uygulamadır,
• Kağıt belgelerin saklanması için depo ya da saklama alanı zorunluluğu ortadan kalkar. Hasar ve zarar görme ihtimali sıfırlanır. İhtiyaç anında tüm belgelere hızlı bir şekilde erişim sağlanabilir.
• Baskı maliyetleri ortadan kalktığı için ekonomik olarak tasarruf sağlanır.
• Posta ya da kargo gibi hizmetleri kullanmak gerekmediğinden iş yapma süreçleri hızlanır.

 

UYARI: Bu yazıda yer alan bilgiler sadece genel bilgilendirme amaçlıdır ve profesyonel olarak herhangi bir hizmet ya da tavsiye sunmayı amaçlamamaktadır. Şirketiniz için ve bireysel olarak karar almadan önce mutlaka profesyonel bir uzmana danışın. SMMM Burak Bayraktar bu yazıda yer alan bilgilerin kullanılması sonucunda oluşacak zararlardan sorumlu değildir. Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup kaynak gösterilmeden kullanılamaz.