E-imza ve Mali Mühür Nedir? Hangi Mükellefler Kullanabilir?

Dijital dönüşüm uygulamaları kapsamında fiziki olarak gerçekleştirdiğimiz pek çok şeyi artık i̇nternet üzerinden gerçekleştirebiliyoruz. Bu durum beraberinde fazlaca avantaj getirmiş durumda. Örneğin artık tek bir imza atmak için herhangi bir kuruma gitmemiz ve emek harcamamız gerekmiyor. Yani oturduğumuz yerden tüm önemli belgeleri imzalayabiliyor ya da resmi işlemlerimizi yönetebiliyoruz. Peki bu anlamda işleri büyük ölçüde kolaylaştıran e-imza ve mali mühür nedir, ne işe yarar ve nereden alınır? Bu konu hakkında merak edilen tüm detayları ayrıntılı bir şekilde aktarmaya çalıştım…

E-imza Nedir?

Bir dijital uygulama olarak başlatılan e-imza, resmi olarak uygulanan hemen hemen tüm süreçlerde ıslak imzanın yerine geçer. Islak imza gibi belirgin ya da kişiye özel bir şekli olmayan elektronik imza, hukuki olarak ıslak imzadan farksızdır. Elektronik imzalarda imzalayan kişinin kimlik doğrulamasını gerçekleştirebilmek için farklı karakter, harf ve semboller bulunur. Elektronik imzanın hukuki olarak ıslak imzadan herhangi bir farkı olmamakla birlikte evlenme, 3. taraf şahitliğine ihtiyaç duyulan emlak alım satım, veraset ve intikal işlemleri elektronik imza ile gerçekleştirilemiyor. Dolayısıyla bu işlemleri gerçekleştirebilmek için ıslak imza gerekliliği var.

Elektronik imzanın hem kullanıcılar açısından hem de çevresel olarak pek çok avantajı bulunuyor. Örneğin elektronik imza kullanarak kargo masraflarının yanı sıra kağıt ve mürekkep masrafları da büyük ölçüde azaltılmış oluyor. Ayrıca hem özel sektörde hem de kamuda yapılacak olan işlemlerde elektronik imza kullanmak zamandan da tasarruf edilmesi anlamına geliyor. Tüm bunlara ek olarak e-imza kullanarak önemli belgelerinizi imzalamak ya da resmi işlemleri uzaktan tamamlamak için herhangi bir zaman ya da mekan kısıtlamanız bulunmaz. İhtiyacınız olan tek şey i̇nternete erişimi olan bir cihaza sahip olmak.

E-imza Nasıl Alınır?

Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından geliştirilmiş olan elektronik imzaya sahip olmak isterseniz, bunun elektronik sertifika hizmet sağlayıcılardan faydalanabilirsiniz. Bu hizmet sağlayıcıların ayrıntılı bir listesi Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu internet sitesinde sunulmuştur. Elektronik imzanızı aldıktan sonra cihazınıza bir kart sürücü yazılımı kurmanız gerekir. Bu yazılım e-imza ile birlikte sunulur ve e-imzayı aldığınız sağlayıcının web sitesi üzerinden indirilebilir. Kurulum işlemlerini tamamladıktan sonra artık e-imzanızı kullanmaya başlayabilirsiniz.

Elektronik imzaların kullanım süresi 3 yıl ile sınırlandırılmıştır. Dolayısıyla 3 yıl tamamlandığı zaman bir yenileme işlemi yapmanız gerekir. Elektronik imza süresinin dolmasına 3 ay kala yenileme işlemini başlatmanız mümkündür. Bu konudaki bir hatırlatma maili Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından size gönderilir. Yenileme işlemlerini tamamladıktan sonra üretilen yeni sertifika, mevcut sertifikanın süresi dolmadan kullanılamaz.

E-imza Almak İçin Gereken Belgeler Nelerdir?

Elektronik imza hem bireysel olarak hem de kurumsal olarak alınabilir. Bireysel başvuru ve kurumsal başvuru sırasında sunulması gereken evraklar farklıdır.

Bireysel Başvuru İçin Gerekli Belgeler

Nitelikli e-imza taahhütnamesi,
Başvuru formu,
TC kimlik numarasını gösteren kimlik nüfus cüzdanı, pasaport ya da ehliyet.

Kurumsal Başvuru İçin Gerekli Belgeler

Nitelikli e-imza taahhütnamesi,
Başvuru formu,
İmza sirküleri fotokopisi,
Ticaret Sicil Memurluğu aracılığıyla edinilmiş olan ve son 6 ayın faaliyet belgesinin aslı,
Başvuru sahibinin kimlik numarasını gösteren nüfus cüzdanı, pasaport ya da ehliyet.

E-imza Nerelerde Kullanılır?

Elektronik imza hem ticari işlemlerde hem de kamuda yapılacak işlemlerde kullanılabilir. Dolayısıyla elektronik imza kurumlar arası iletişimde kullanılabileceği gibi, sosyal güvenlik uygulamalarında da kullanılabilir. Tüm bunlara ek olarak elektronik imzanın kullanılabileceği diğer işlemler şunlardır:

YGS, KPSS ve LES başvuruları,
Pasaport başvuruları,
Vergi ödemeleri,
E-Fatura düzenleme işlemleri,
E-SMM (Elektronik Serbest Meslek Makbuzu) düzenleme işlemleri,
E-İrsaliye düzenleme işlemleri,
E-sözleşme işlemleri,
İnternet bankacılığı işlemleri,
MERNİS işlemleri,
MERSİS kapsamında gerçekleştirilen ticari sicil işlemleri,
KEP (Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi) işlemleri,
Elektronik oy verme işlemleri,
E-okul işlemleri,
E-sipariş işlemleri,
E-devlet ya da e-nabız uygulamalarına giriş işlemleri,
E-ÇED (Çevre Etki Değerlendirmesi),
UYAP (Ulusal Yargı Ağı Projesi),
EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu).

Yukarıdaki işlemlere ek olarak elektronik imza ile yapılabilecek tüm işlemleri, hangi mükelleflerin e-imza araçlarını kullanabileceğiniz Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu i̇nternet sitesi üzerinden öğrenebilirsiniz.

E-imza Ücretleri Ne Kadar?

Elektronik imza ücretleri her yıl yenilenir ve güncel fiyatlar Kamu Sertifikasyon Merkezi i̇nternet sitesi üzerinden yayınlanır. Buna göre 2022 yılı güncel elektronik imza ücretleri şu şekilde belirlenmiştir:

1 yıllık nitelikli elektronik sertifikanın fiyatı: 177,00 TL (150 TL + KDV)
2 yıllık nitelikli elektronik sertifikanın fiyatı: 218,30 TL(185 TL + KDV)
3 yıllık nitelikli elektronik sertifikanın fiyatı: 271,40 TL (230 TL + KDV)
3 Yıllık VPN/LOGON ( NES’SİZ ): 165,20 TL (140 TL + KDV)
3 Yıllık VPN/LOGON/Şifreleme ( NES ile birlikte alındığında): 82,60 TL (70 TL + KDV)
Mini kart okuyucu fiyatı: 147,50 TL (125 TL + KDV)
Masaüstü kart okuyucu fiyatı: 377,60 TL(320 TL + KDV)
Test Sertifikası: 236,00 TL(200 TL + KDV)

Eğer siz de elektronik imza işlemleri ilgili olarak detaylı bilgi almak ve bu işlemleri bir mali müşavir eşliğinde gerçekleştirmek isterseniz, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

Mali Mühür Nedir?

Kurumsal bir imza çeşidi olan mali mühür, kurumsal firmaların sahip olduğu kaşenin elektronik halidir. Mali mühür kullanmanın en temel avantajı gizlilik ve güvenlik sunuyor olmasıdır. Bir USB cihazı görünümüne sahip olan mali mühür Tübitak tarafından gönderilir. Tüzel kişilerin elektronik fatura kesebilmek için bir mühür edinmesi gerekir. Dolayısıyla elektronik fatura başvurusu yaparken mali mühür kullandığınızda firmanız sisteme tanımlanmış ve kurum bilgileri de doğrulanmış olur.

Mali Mühür Nasıl Alınır?

Mali mühür Kamu Sertifikasyon Merkezi i̇nternet sitesi üzerinden başvurularak alınır. Site üzerinde yer alan formu doldurduktan sonra mali mühür ücretini Tübitak’a göndermeniz gerekir. Bunun için vergi kimlik numaranızı kullanabilir, ödeme işlemini banka şubelerinden ya da i̇nternet bankacılığı üzerinden yapabilirsiniz. Başvurunuzu yaptıktan sonra mali mühürün elinize ulaşma süresi ortalama olarak 7 gündür.

Mali Mühür Kimler Tarafından ve Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Mali mühür yalnızca yetkili olarak bildirilmiş olan kişiler tarafından kullanılabilir. Eğer yetkili olarak bildirilmiş olan kişiler işten ayrılırsa ya da yetkililerde değişiklik yaşanırsa, bu durumun bildirilmesi gerekir.

Mali Mühür Ücretleri Ne Kadar?

Mali Mühür ücretleri tıpkı elektronik imzada olduğu gibi her yıl güncellenir ve Kamu Sertifikasyon Merkezi i̇nternet sitesi üzerinden paylaşılır. 2022 yılı için belirlenmiş olan güncel fiyat listesi şu şekildedir:

Tüzel kişiler için 3 yıl geçerli mali mühür ve güvenlik hizmetleri sertifikası ile birlikte akıllı kart okuyucu fiyatı: 430,70₺ (KDV dahil),
Gerçek kişiler için 3 yıl geçerli mali mühür ve güvenlik hizmetleri sertifikası ile birlikte akıllı kart okuyucu fiyatı: 286,74₺ (KDV dahil).

*Fiyatlar pek çok farklı nedene bağlı olarak değişebileceği için, güncel fiyatları Kamu Sertifikasyon Merkezi üzerinden kontrol edilmesinde yarar var.

Elektronik İmza ile Mali Mühür Arasındaki Fark Nedir?

E-imza ve mali mühür arasındaki en temel fark; elektronik imzanın şahıslara, mali mühürün ise firmalara verilmesidir. Dolayısıyla elektronik imza şahısların ıslak imzası yerine kullanılırken, mali mühür ise firmaların elektronik kaşesi niteliğindedir.

Eğer siz de elektronik imza ve mali mühür işlemleri hakkında bilgi almak ve tüm bu işlemleri bir mali müşavir kontrolünde gerçekleştirmek isterseniz, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

UYARI: Bu yazıda yer alan bilgiler sadece genel bilgilendirme amaçlıdır ve profesyonel olarak herhangi bir hizmet ya da tavsiye sunmayı amaçlamamaktadır. Şirketiniz için ve bireysel olarak karar almadan önce mutlaka profesyonel bir uzmana danışın. SMMM Burak Bayraktar bu yazıda yer alan bilgilerin kullanılması sonucunda oluşacak zararlardan sorumlu değildir. Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup kaynak gösterilmeden kullanılamaz.