Özlük Dosyası Nedir? Kimler Personel Özlük Dosyası Kullanır?

Her işçi, herhangi bir işe başlamadan önce bir takım belgeler hazırlamak zorundadır. Hazırlanan belgeler bir dosya içerisinde hazırlanır ve teslim edilir. Bu belgeler adli sicil kaydı ve sağlık raporu gibi belgeler içerebileceği gibi, işin alanına ve niteliğine göre değişkenlik gösterir. Peki personel özlük dosyası olarak adlandırılan bu dosya nasıl hazırlanır ve içinde bulunması gereken evraklar nelerdir? Sizler için bu konuda detaylı bir inceleme hazırladım…

Özlük Dosyası Nedir?

İşe yeni başlayacak olan elemanlar, işverenlerinin de talebiyle birkaç belge hazırlar. Hazırlanacak olan belgeler çalışılacak olan sektöre ya da pozisyona göre değişkenlik gösterebilir. Örneğin bazı durumlarda yalnızca sağlık raporu yeterli olurken, işin niteliğine göre ek olarak bir akciğer filmi de istenebilir. Hazırlanan dosyalar, çalışanın işe başlaması ile birlikte teslim edilir ve bu dosyaya da personel özlük dosyası adı verilir. İşverenler personele ait bir özlük dosyasını güvenli ve kimsenin ulaşamayacağı şekilde saklamalıdır. Eğer herhangi bir devlet kurumu bu bilgileri işverenden isterse, işverenler bu bilgileri hukuka uygun bir şekilde açıklamakla yükümlüdür. Ayrıca özlük dosyası içerisinde personelin çalıştığı süre boyunca oluşturulmuş olan tüm evraklar, yazışmalar, hareketler ve değişiklikler bu dosya içinde belgelenmelidir.

 

4857 sayılı Türk İş Kanunu’nun 75. maddesinde personel özlük dosyasıyla ilgili şu bilgilere yer verilmiştir: “İşverenler çalıştırdıkları her işçi için bir personel özlük dosyası düzenler. Bu dosya içerisinde kimlik bilgileri ile beraber Türk İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenleme zorunluluğu bulunan tüm belge ve kayıtları saklamak ve gerekli durumlarda yetkili memur ve kurumlara göstermek zorundadır. İşverenler, işçiler hakkında edindikleri tüm bilgileri dürüstlük kuralları çerçevesinde ve hukuka uygun bir şekilde kullanmak ve gizli kalmasında işçilerin haklı çıkarı bulunan bilgi ve belgeleri açıklamamakla yükümlüdür.”

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Firmalarda çalışan her personel için bir klasör açılır ve klasörün üzerine de çalışan personelin ismi ve soy ismi yazılır. Dosya içerisinde yer alan evrakların sıralaması her personel için aynıdır. Türk İş Kanunu’nda bu dosyanın şekil olarak nasıl olması gerektiğine dair bir kural paylaşılmamıştır. Personel özlük dosyasının içinde işe devam ederken eklenen evraklar olmakla birlikte, işten ayrılma durumunda eklenmesi gereken evraklar da bulunur. İşçiler işe alındıkları zaman işveren tarafından kendisine bir liste verilir ve işçiden bu listedeki evrakların hazırlanması talep edilir. İşveren belgeleri eksiksiz bir şekilde hazırlayarak işveren tarafından belirtilmiş olan zaman zarfında teslim eder.

 

Özlük dosyaları genellikle insan kaynakları departmanı tarafından düzenlenir ve takibi de yine bu departman tarafından yapılır. Takibin bir kontrol takip çizelgesi üzerinden yapılması işçilerin işten ayrılması gibi durumlarda dosyalara yeni belgelerin eklenmesi sürecini de kolaylaştırır. Hem bir işveren hem de bir işçi olarak özlük dosyasının nasıl hazırlanması gerektiği ve hangi evrakların gerekli olduğu gibi konularda bilgili olmanız önemlidir. Detaylı bilgi almak için profesyonel kişiler ya da bir mali müşavir ile çalışmanız gerekebilir. Eğer siz de özlük dosyası hazırlanması sürecinde yardıma ihtiyaç duyuyorsanız, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

İlgili İçerikler:

e-Bordro Nedir? e-Bordro Sorgulama İşlemleri

Kıdem Tazminatı Hesaplama 2024 | Kıdem Tazminatı Şartları

İhbar Tazminatı Hesaplama 2024 | İhbar Tazminatı Şartları
 

Özlük Dosyası İçerisinde Bulunması Gerekenler

Bir özlük dosyasının içerisinde işe başlarken, işten ayrılma durumunda, özel durumlarda ve iş devam ederken bulunması gereken evraklar farklılık gösterebilir. Buna göre; hazırlanması gereken evrakların listesi şu şekildedir:

İşe Başlarken Özlük Dosyasına Eklenecek Evraklar

• Özgeçmiş,
• Başvuru formu,
• İşe başlama eğitim formu ya da oryantasyon formu,
• Kimlik kartı fotokopisi,
• 2 tane vesikalık fotoğraf,
• Nüfus kayıt örneği,
• Sahip olunan diplomaların fotokopisi,
• İkametgah,
• Sağlık raporu,
• Adli sicil kaydı,
• İş sözleşmesi ve hizmet sözleşmesi,
• Evli çalışanlar için eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanlarının fotokopisi,
• Evli çalışanlar için evlilik cüzdanının fotokopisi,
• Erkek çalışanlar için askerlik durumunu gösteren belge,
• Kan grubu kartı,
• SGK işe giriş bildirgesi.

Özel Durumlarda Özlük Dosyasına Eklenecek Evraklar

• Eğer çalışanlar herhangi bir teşvikten faydalanıyorsa teşvik belgesi,
• Eğer çalışanların herhangi bir engeli bulunuyorsa sağlık kuruluşundan alınmış olan sakatlık raporunun kopyası ya da aslı,
• Çalışan 18 yaşın altındaysa ebeveyn onayı,
• Çalışanların yabancı olması durumunda çalışma izni fotokopisi ya da çalışma izni kartı,
• Eğer Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından engellilik ödeneği alınıyorsa, yazılı onay,
• Terör mağduru, engelli ya da eski hükümlüler için İşkur başvuru kayıt belgesi.

Çalışan İşe Devam Ederken Özlük Dosyasına Eklenecek Evraklar

• İş sağlığı ve güvenliğine dair eğitimlerin alındığı ve çalışanın bu konudaki yasal haklarının ve sorumluluklarının anlatıldığını gösteren evraklar,
• İş kazası raporları,
• Söz konusu çalışan ile ilgili yapılmış olan tüm resmi yazışmalar,
• Yıllık ücretli ve ücretsiz izin belgeleri,
• Geçici transfer işlemleri durumuna çalışan tarafından imzalanmış onay belgesi,
• Uyarı, tutanak ya da disiplin cezalarına dair belgeler,
• İstirahat, annelik izni, hastalık izni ya da iş göremezlik raporları,
• İmzalı bordro ve ödeme makbuzları,
• Ücretin kesilmesi durumunda nedenlerini gösteren belge,
• Performans değerlendirme formları,
• Ücret artışı ve terfi yazısı.

İşin Niteliğine Göre Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Evraklar

• Eğer vardiyalı çalışma sistemi varsa, çalışma saatlerini gösteren vardiya çizelgesi,
• Düzenli aralıklarla yapılması gereken tıbbi sağlık raporları,
• Fazla mesai için çalışan onay belgesi,
• Ağır ve tehlikeli işler için bilgi listesi,
• Bir ekipmanın çalışanlara teslim edilmesi durumunda düzenlenen zimmet belgesi,
• Araç kullanan personeller için sürücü belgesi,
• İşin niteliğinin gerektirdiği tüm tıbbi raporlar.

İşten Ayrılma Durumunda Özlük Dosyasına Eklenecek Raporlar

• İstifa dilekçesi,
• SGK’ dan kayıt silme ve işten ayrılma bildirimleri,
• İhbar tazminatı ve kıdem tazminatına ait bordrolar,
• İbraname,
• Hizmet belgesi,
• Fesih bildirimi,
• Haklı fesih sebebi mevcut, buna delil niteliğindeki evrak,
• Noter bildirimleri.

 

İşverenler tüm bu yukarıdaki durumlarda ve gerekli görüldüğü hallerde ek evraklar talep edebilir. Bu yüzden belgelerin hazırlanması sürecinde bu listeye değil, işverenler tarafından verilecek olan listeye bağlı kalmak gerekir.

Özlük Dosyası Tutulmazsa Ne Olur?

4857 sayılı Türk İş Kanunu 75. maddeye göre, tüm işverenlerin özlük dosyası bulundurması zorunlu kılınmıştır. Özlük dosyası içerisinde bulunan bilgiler, devlet kurumlarının gerekli gördüğü durumlarda bu kurumlarca paylaşılmalıdır. Eğer işverenler çalıştırdıkları her personel için özlük dosyayı tutmuyorsa, bu durumda idari para cezası gibi bir yaptırımlar karşılaşabilir. Söz konusu idari para cezası 2020 yılında 2.810,76₺ iken, 2021 yılında 3.064₺ olarak belirlenmiştir. Bu rakam 2022 yılı içinse 4173,00₺ 2023 yılı için ise 9303,00₺ olarak güncellenmiştir.

 

Özlük dosyaları günümüzde fiziki olarak tutulabildiği gibi, çeşitli yazılımlar aracılığıyla dijital olarak da saklanabilmektedir. Böylelikle hem arşivleme masraflarından hem de zamandan tasarruf edilebilir. Aynı zamanda fiziki ortam ile mukayese edildiğinde aranılan bir dosyaya ya da belgeye ulaşmak çok daha hızlı ve kolaydır. Sonuca ulaşmak için yalnızca personel ismini yazmak yeterlidir. Eğer siz de özlük dosyası ile ilgili olarak kafanıza takılan soruları cevaplandırmak ya da özlük dosyası tutma işlemlerini bir mali müşavir ile yönetmek isterseniz, hemen bizimle iletişime geçebilirsiniz.

 

UYARI: Bu yazıda yer alan bilgiler sadece genel bilgilendirme amaçlıdır ve profesyonel olarak herhangi bir hizmet ya da tavsiye sunmayı amaçlamamaktadır. Şirketiniz için ve bireysel olarak karar almadan önce mutlaka profesyonel bir uzmana danışın. SMMM Burak Bayraktar bu yazıda yer alan bilgilerin kullanılması sonucunda oluşacak zararlardan sorumlu değildir. Bu İnternet Sitesi içeriğinde yer alan makale ve yazılar Serbest Muhasebeci Mali Müşavir Burak Bayraktar’a ait olup kaynak gösterilmeden kullanılamaz.